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KI-gestützte E-Mail-Automatisierung für Buchungsbestätigungen (mit manueller Freigabe bis 99% Testquote)
Das Hotel Drei Könige erhält täglich eine hohe Anzahl an Reconfirmation-Requests von Reisepartnern wie WebBeds, iTrip, Veturis und weiteren Tour Operators. Diese Anfragen folgen stets dem gleichen Muster: Der Partner fragt die Hotel-Bestaetigungsnummer, Gastname, Reisedaten und Prepaid-Status ab.
Aktuell wird jede dieser Anfragen manuell bearbeitet. Das bedeutet: E-Mail lesen, Reservation im System suchen, Daten abgleichen, Antwort formulieren und versenden. Bei gleichbleibendem Inhalt ein enormer Zeitaufwand.
Kernproblem: Repetitive, manuelle Bearbeitung identischer Anfragen bindet wertvolle Personalressourcen, die besser für die Gästebetreuung eingesetzt werden könnten.
| System | Produkt | Status |
|---|---|---|
| PMS | Fidelio Suite 8 | Legacy – Ablösung in ~3 Jahren |
| Microsoft 365 / Outlook | Aktiv | |
| Channel Manager | HotelSpider | Aktiv |
Wichtig: Fidelio Suite 8 wird mittelfristig ersetzt. Die Lösung darf daher keine Abhängigkeit zum PMS aufbauen. Outlook dient als alleinige Datenquelle.
Statt einer klassischen PMS-Integration bauen wir eine intelligente E-Mail-Engine, die Outlook als «Single Source of Truth» nutzt. Die Lösung erkennt eingehende Reconfirmation-Requests, extrahiert Buchungsdaten und gleicht diese automatisch mit bestehenden Bestätigungsmails ab.
Automatische Identifikation von Reconfirmation-Anfragen anhand von Absender, Keywords und E-Mail-Struktur.
AI-gestütztes Parsing unterschiedlicher E-Mail-Formate. Extraktion von Booking-ID, Gastname, Daten – unabhängig vom Partner-Format.
Suche der Original-Bestätigung (von HotelSpider oder Partner) in Inbox und Archiv via Microsoft Graph API. Datenvergleich und Validierung.
Bei positivem Match: standardisierte Antwort als Entwurf erstellen. Bei Unstimmigkeiten: Eskalation an Mitarbeiter.
Ansatz: Sie bauen keine Reservationssystem-Integration. Sie erhalten eine E-Mail-basierte Reconciliation + Response Engine – schneller, einfacher und zukunftssicher.
Der gesamte Ablauf ist als Level-1-Automatisierung konzipiert: Standardanfragen werden ohne menschliches Eingreifen bearbeitet. Nur Ausnahmen werden an Mitarbeiter weitergeleitet.
| Schritt | Beschreibung | Aktion |
|---|---|---|
| 1. Eingang | Reconfirmation-Request trifft ein | Automatische Erkennung |
| 2. Klassifikation | Anfrage-Typ identifizieren | Keywords / Absender-Analyse |
| 3. Extraktion | Booking-ID, Gastname, Daten | KI-gestütztes Parsing |
| 4. Suche | Original-Bestätigung in Outlook | Microsoft Graph API |
| 5. Validierung | Datenabgleich Request vs. Original | KI-Matching |
| 6. Antwort | Standardisierte Reconfirmation | Entwurf erstellen |
Sicherheit: In Phase 1 werden Antworten ausschliesslich als Entwürfe erstellt. Das Hotelpersonal behält die volle Kontrolle über den Versand.
Die Lösung ist bewusst schlank gehalten: ein kleiner Backend-Service, der die Microsoft Graph API mit der Claude API verbindet. Kein eigenes Frontend, keine Datenbank-Server – ein Append-only Audit-Log genügt für Nachvollziehbarkeit und Compliance.
| Komponente | Technologie | Zweck |
|---|---|---|
| E-Mail-Zugriff | Microsoft Graph API | Outlook lesen, Entwürfe erstellen |
| KI-Engine | Claude API (Tool Use) | Strukturierte Datenextraktion & Matching |
| Backend | TypeScript / Node.js | Orchestrierung, Polling-Loop, Template-Generierung |
| Audit-Log | JSONL (Append-only Datei) | DSG-konforme Nachvollziehbarkeit jeder Verarbeitung |
| Auth & Security | Microsoft Entra ID (OAuth 2.0) | Sichere Authentifizierung, Scoped Permissions |
| Hosting | Docker auf VPS (EU) | Geringe Betriebskosten, EU-Datenstandort |
Das Projekt wird in klar definierten Phasen umgesetzt. Jede Phase schliesst mit einem testbaren Ergebnis ab.
| Phase | Beschreibung | Dauer |
|---|---|---|
| 1. Discovery & Setup | Microsoft Graph + OAuth Setup, Mailbox-Topologie klären, Analyse HotelSpider-Bestätigungsmails (Verfügbarkeit der HCN), Beispieldaten-Set pro Partner sammeln | ~1 Woche |
| 2. Core Engine | Polling-Loop, partner-spezifisches KI-Parsing (WebBeds, iTrip, Veturis), Datumsformat-Detection, Multi-Reference-Matching, Outlook-Suche | ~2 Wochen |
| 3. Templates & Eskalation | 3 partner-spezifische Antwortvorlagen, Subject-erhaltendes Reply-Threading, Eskalationsmarkierung in Outlook (Kategorien/Flags) | ~1 Woche |
| 4. Testing & Go-Live | End-to-End-Tests mit realen E-Mails, Shadow-Mode-Phase, Schulung des Teams, produktiver Betrieb | ~1 Woche |
Wichtige V1-Einschränkung: Die Lösung wird zunächst nur als Entwurfserstellung ausgeliefert. E-Mails werden erst dann automatisch generiert, wenn die KI eine Trefferquote von mindestens 99% aufweist und mit echten Kundschaft-Daten erfolgreich getestet wurde (richtige Buchungen, korrekte Daten, erfolgreiches Matching). Erst danach kann ein freigegebenes Go-Live für den automatischen Versand erfolgen. In Phase 1 bleibt der Versand vollständig manuell durch das Hotelpersonal.
Alle Preise verstehen sich in CHF, exkl. MwSt. und basieren auf einem Stundensatz von CHF 165.–/h. Die Schätzungen beinhalten Konzeption, Entwicklung, Testing und Dokumentation.
| Position | Aufwand | Preis | Rabatt 20% | Endbetrag |
|---|---|---|---|---|
| Discovery & Setup (inkl. HotelSpider-Mail-Analyse) | ~18h | CHF 1'485.– | ✔ | CHF 1'188.– |
| Core Engine (Parsing, Matching, Polling-Loop) | ~30h | CHF 2'475.– | ✔ | CHF 1'980.– |
| Partner-Templates & Eskalation | ~15h | CHF 1'237.50.– | ✔ | CHF 990.– |
| Testing, Go-Live & Schulung | ~17h | CHF 1'402.50.– | ✔ | CHF 1'122.– |
| Total V1 | ~80h | CHF 6'600.– | ✔ | CHF 5'280.– |
| Feature | Aufwand | Preis |
|---|---|---|
| Automatischer Versand mit Freigaberegeln (nach V1-Freigabe) | ~20h | CHF 1'650.– |
| Dashboard & Reporting | ~30h | CHF 2'475.– |
| Weitere Partner-Formate (pro Format) | ~5h | CHF 412.50.– |
| Fidelio Read-Only Bridge (HCN-Lookup, falls in Discovery nötig) | ~15h | CHF 1'237.50.– |
| Neues PMS anbinden | nach Aufwand | nach Aufwand |
Hinweis: Laufende Kosten für Microsoft 365 (bereits vorhanden), Cloud-Hosting (~CHF 12–20/Mt.) sowie KI-API-Nutzung (~CHF 8–20/Mt. je nach Volumen) sind nicht in den Projektkosten enthalten. Die KI-Kosten reduzieren sich durch effizientes Caching und geringere Request-Menge signifikant.
Zahlungskonditionen: 40% bei Projektstart, 40% nach Abnahme Phase 3 (Entwurf-Generierung), 20% bei manuellem Go-Live (ohne automatischen Versand). Für den späteren automatischen Versand (nach 99%-Freigabe) gelten separate Konditionen.
Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit dem Hotel Drei Könige und darauf, deinen Arbeitsalltag spürbar zu vereinfachen.